Kiedy warto kupić lub wynająć kserokopiarkę? Praktyczny poradnik dla firmy

W pewnym momencie prawie każda firma zaczyna mieć problem z drukowaniem. Na początku wystarcza zwykła drukarka. Kilkadziesiąt stron, czasami skan, jakaś kopia dokumentu i wszystko działa. Później dokumentów robi się coraz więcej. Drukarka pracuje codziennie, toner kończy się szybciej niż wcześniej, pracownicy czekają aż urządzenie skończy jedno zadanie, żeby zrobić następne. Dochodzi jeszcze skanowanie, kopiowanie, czasami dokumenty A3.

I wtedy pojawia się pytanie:

wynajem czy zakup kserokopiarki – co bardziej opłaca się firmie?

Nie ma jednej odpowiedzi dla każdej firmy. Jedni będą potrzebowali dużego urządzenia już przy kilku tysiącach stron miesięcznie, a inni spokojnie poradzą sobie dobrą drukarką A4.

Ten poradnik przygotowaliśmy na podstawie doświadczeń zespołu MaxKolor. Pisali go zarówno nasi handlowcy, którzy na co dzień dobierają urządzenia dla firm, jak i serwisanci, którzy później te urządzenia naprawiają, przeglądają i widzą, jak faktycznie są użytkowane.

Drukarka czy już kserokopiarka?

Zacznijmy od najważniejszego. Duża kserokopiarka nie jest potrzebna każdej firmie. Jeżeli firma drukuje kilkaset stron miesięcznie, robi kilka skanów i od czasu do czasu kopiuje dokument, zakup dużego urządzenia może być po prostu niepotrzebnym wydatkiem. Dobra drukarka albo urządzenie wielofunkcyjne A4 spokojnie sobie z tym poradzi. Problem pojawia się wtedy, kiedy urządzenie zaczyna być mocno eksploatowane. Jeżeli codziennie drukujemy setki dokumentów, kilka osób korzysta z jednego urządzenia, regularnie skanujemy całe pakiety dokumentów i dodatkowo potrzebujemy kopiowania, wtedy warto już pomyśleć o urządzeniu przeznaczonym do pracy biurowej na większą skalę. Jest jeszcze jedna rzecz – format A3. Jeżeli firma potrzebuje drukować lub kopiować dokumenty A3, projekty, większe tabele czy materiały reklamowe, zwykła drukarka A4 tego nie załatwi.

Ile trzeba drukować, żeby pomyśleć o kserokopiarce?

Tutaj często klienci pytają nas o konkretną liczbę. 2000 stron? 3000? A może 5000? Nie ma jednej granicy, po której nagle trzeba kupić kserokopiarkę. Można jednak przyjąć pewne orientacyjne wartości. Przy kilkuset stronach miesięcznie zazwyczaj wystarczy zwykła drukarka lub małe urządzenie wielofunkcyjne. Przy 1000–3000 stron miesięcznie warto już zwrócić uwagę na urządzenie o większej wydajności i sprawdzić, ile naprawdę kosztuje jego eksploatacja. Przy 3000–5000 stron miesięcznie dobrze jest już porównać kilka możliwości. W tym także większe urządzenia wielofunkcyjne. A jeżeli firma regularnie przekracza 5000 stron miesięcznie, zdecydowanie warto policzyć, czy nie bardziej opłaca się kserokopiarka lub biznesowe urządzenie wielofunkcyjne.

Ale sama liczba stron to nie wszystko.

Można drukować 5000 stron miesięcznie, ale tylko raz w tygodniu. Można też drukować 5000 stron w ciągu kilku godzin każdego dnia. Dla urządzenia jest to zupełnie inna sytuacja. Dlatego kiedy pytamy kiedy warto kupić lub wynająć kserokopiarkę, zawsze trzeba spojrzeć na sposób pracy firmy, a nie tylko na liczbę wydrukowanych stron.

Co daje kserokopiarka, czego nie daje zwykła drukarka?

Wiele osób nadal kojarzy kserokopiarkę z dużym urządzeniem stojącym gdzieś w urzędzie. Dzisiejsze urządzenia wyglądają trochę inaczej. Nowoczesna kserokopiarka biznesowa to najczęściej urządzenie wielofunkcyjne. Może drukować, kopiować i skanować. Często obsługuje również A3, ma automatyczny podajnik dokumentów i duże kasety na papier. Przy większej liczbie dokumentów robi to naprawdę dużą różnicę. Przykładowo biuro rachunkowe może jednego dnia drukować faktury, kopiować dokumenty klientów i skanować kilkadziesiąt czy kilkaset stron. Na małej drukarce też się da. Tylko pytanie, ile czasu zajmie taka praca i jak często będziemy później wymieniać tonery.

Kiedy opłaca się kupić kserokopiarkę?

Zakup jest najprostszym rozwiązaniem – firma kupuje urządzenie i ma je na własność. To może być dobry wybór, jeżeli firma ma środki na zakup i planuje korzystać z urządzenia przez kilka lat.

Trzeba jednak pamiętać o jednej rzeczy.

Cena zakupu kserokopiarki to nie jest całkowity koszt jej użytkowania.

Dochodzą tonery, bębny, rolki, czasami deweloper, pas transferowy i inne elementy. W zależności od modelu i sposobu użytkowania koszty mogą być bardzo różne. Dlatego nie warto wybierać urządzenia tylko dlatego, że jest najtańsze w zakupie. Czasami urządzenie za kilka tysięcy złotych może po kilku latach kosztować firmę więcej niż droższy model, który ma tańszą eksploatację. To samo dotyczy tonerów. Sam toner może kosztować kilkaset złotych, ale ważniejsze jest, ile stron można na nim wydrukować.

Wynajem czy zakup kserokopiarki?

Jeżeli firma nie chce jednorazowo angażować większej kwoty, wynajem może być ciekawą alternatywą dla zakupu.

W ostatnich latach coraz więcej firm bierze pod uwagę właśnie tę możliwość. I nie chodzi tylko o to, że nie trzeba kupować urządzenia za kilka czy kilkanaście tysięcy złotych. Wynajem pozwala przede wszystkim rozłożyć koszty w czasie. W zależności od umowy firma może mieć również zapewniony serwis i określone zasady rozliczania wydruków. Dzięki temu łatwiej przewidzieć miesięczne wydatki.

To rozwiązanie może być interesujące dla firmy, która:

• dużo drukuje,
• nie chce jednorazowo wydawać dużej kwoty,
• chce mieć zapewniony serwis,
• potrzebuje wydajnego urządzenia,
• woli bardziej przewidywalne koszty.

Oczywiście każdą umowę trzeba dokładnie przeczytać. Warunki wynajmu mogą się między sobą mocno różnić. W MaxKolor zajmujemy się zarówno sprzedażą, jak i wynajmem kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych. Dlatego możemy pokazać klientowi obie możliwości i policzyć, która z nich ma więcej sensu w jego przypadku.

Wynajem czy zakup kserokopiarki – co się bardziej opłaca?

To chyba najczęstsze pytanie. I niestety odpowiedź brzmi: to zależy.

Jeżeli ktoś mówi, że zawsze bardziej opłaca się kupić albo zawsze bardziej opłaca się wynająć, warto podchodzić do takiej odpowiedzi ostrożnie. Przy zakupie płacimy więcej na początku, ale urządzenie jest nasze. Przy wynajmie nie musimy angażować dużej kwoty na start, ale przez cały okres umowy ponosimy koszty wynajmu i, zgodnie z umową, również koszty wykonanych wydruków czy innych usług. Dlatego porównując oba rozwiązania, trzeba policzyć nie tylko cenę samego urządzenia.

Warto uwzględnić:

• cenę zakupu lub miesięczną opłatę,
• liczbę wydruków,
• koszt tonerów,
• wydajność tonerów,
• części eksploatacyjne,
• serwis,
• przewidywany okres użytkowania.

Dopiero wtedy można odpowiedzieć na pytanie, kiedy warto kupić lub wynająć kserokopiarkę.

Nie patrz tylko na cenę tonera

To błąd, który widzimy dość często. Klient sprawdza cenę tonera i mówi: „ten jest tańszy”. Tylko że jeden toner może kosztować 500 zł i wystarczyć na 20 tysięcy stron, a drugi kosztować 300 zł i wystarczyć na kilka tysięcy. Dlatego ważniejszy jest koszt wydruku jednej strony.

Pod uwagę trzeba też brać inne materiały eksploatacyjne i to, jak długo urządzenie będzie pracowało bez konieczności wymiany kolejnych elementów. Przy większych ilościach wydruków nawet kilka groszy różnicy na jednej stronie może w skali roku zrobić całkiem sporą kwotę.

A co z serwisem?

O serwisie często przypominamy sobie dopiero wtedy, kiedy urządzenie przestaje działać. Przy małej drukarce w domu może nie być to wielki problem. Firma może poczekać dzień czy dwa. Przy urządzeniu, na którym pracuje kilka osób i które drukuje codziennie kilka tysięcy stron, wygląda to już zupełnie inaczej. Dlatego przy wyborze kserokopiarki warto od razu sprawdzić, kto będzie ją serwisował.

MaxKolor oferuje serwis kserokopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych na terenie Podkarpacia oraz województw sąsiednich, między innymi w Małopolsce, na Lubelszczyźnie i w województwie Świętokrzyskim. Dla nas serwis nie jest dodatkiem do sprzedaży. To część całej usługi, bo dobrze dobrane urządzenie ma przede wszystkim później normalnie pracować.

Co najczęściej doradzamy naszym klientom?

Nie zaczynamy od pytania „jaki model chce Pan kupić?”. Najpierw pytamy, ile firma drukuje.

Czy potrzebuje A3? Ile osób korzysta z urządzenia? Czy dokumenty są skanowane? Czy firma drukuje głównie czarno-białe dokumenty, czy potrzebuje również koloru? Dopiero wtedy można dobrać konkretny sprzęt.

Czasami klient przychodzi po kserokopiarkę, a po rozmowie okazuje się, że w zupełności wystarczy mu dobre urządzenie wielofunkcyjne A4. Ale zdarzają się też sytuacje odwrotne. Firma ma dwie czy trzy małe drukarki, każda jest mocno eksploatowana, pracownicy ciągle wymieniają tonery i czekają na wydruk. Wtedy jedno większe urządzenie może być po prostu wygodniejsze i bardziej ekonomiczne.

I właśnie dlatego nie mamy jednego urządzenia, które polecalibyśmy każdej firmie.

Kiedy więc kupić, a kiedy wynająć kserokopiarkę?

Jeżeli drukujesz kilkaset stron miesięcznie, prawdopodobnie nie potrzebujesz dużej kserokopiarki. Jeżeli jest to kilka tysięcy stron, regularne skanowanie i kopiowanie, warto już zrobić dokładniejsze wyliczenia. A przy większych nakładach, szczególnie gdy potrzebujesz A3, warto porównać koszt dobrej drukarki, urządzenia wielofunkcyjnego i kserokopiarki.

Zakup ma sens, jeżeli chcesz mieć urządzenie na własność i planujesz korzystać z niego przez kilka lat.

Wynajem może być lepszy, jeżeli nie chcesz inwestować dużej kwoty na początku i zależy Ci na rozłożeniu kosztów oraz obsłudze serwisowej.

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich. Jeżeli nadal zastanawiasz się, kiedy warto kupić lub wynająć kserokopiarkę, zacznij od policzenia tego, ile naprawdę drukujesz i ile kosztuje Cię obecne rozwiązanie.

W MaxKolor możemy pomóc w takim porównaniu. Oferujemy sprzedaż i wynajem kserokopiarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych, a także ich serwis. A czasami po analizie okazuje się, że wcale nie potrzebujesz kserokopiarki. Potrzebujesz po prostu dobrej drukarki.