Jak obniżyć koszty drukowania w firmie?

W wielu firmach koszt drukowania nie jest widoczny na jednej fakturze. Pieniądze uciekają po trochu – przez zbyt drogie tonery, źle dobrane urządzenia, niepotrzebne wydruki, awarie, serwis i czas pracowników. Samo kupienie tańszej drukarki nie zawsze rozwiązuje problem. Czasami jest wręcz odwrotnie – urządzenie kosztuje niewiele, ale późniejsza eksploatacja okazuje się droga.

Dlatego jeżeli zastanawiasz się, jak obniżyć koszty drukowania w firmie, warto spojrzeć na cały proces. Liczy się nie tylko cena drukarki, ale również koszt jednej strony, liczba wydruków, tonery, materiały eksploatacyjne, serwis oraz sposób korzystania z urządzenia.

Ten poradnik przygotowaliśmy na podstawie doświadczeń zespołu MaxKolor. Na co dzień dobieramy urządzenia dla firm, sprzedajemy materiały eksploatacyjne i zajmujemy się serwisem drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych. Dzięki temu widzimy nie tylko, jakie urządzenia firmy kupują, ale również jakie rozwiązania sprawdzają się później w codziennej pracy.

Jak obniżyć koszty drukowania w firmie? Zacznij od kosztu jednej strony

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, ile naprawdę kosztuje wydruk jednej strony. To ważniejsze niż sama cena drukarki czy pojedynczego tonera. Jeżeli urządzenie kosztuje 700 zł, a później wymaga drogich tonerów i części eksploatacyjnych, po kilku latach może okazać się znacznie droższe od urządzenia, które na początku kosztowało więcej. Podobnie jest z tonerami. Toner za 300 zł nie musi być tańszy od tonera za 500 zł. Jeżeli pierwszy pozwala wydrukować 3000 stron, a drugi 10 000, różnica w rzeczywistym koszcie wydruku będzie bardzo duża. Dlatego warto patrzeć na koszt jednej strony, a nie tylko na cenę materiału eksploatacyjnego. Jeżeli chcesz dokładniej policzyć takie koszty, zobacz również nasz artykuł „Ile kosztuje wydruk jednej strony?”.

Jak dobrać drukarkę do liczby wydruków i obniżyć koszty?

Jednym z częstszych błędów jest kupowanie drukarki bez zastanowienia się, ile będzie musiała drukować. Innego urządzenia potrzebuje osoba drukująca 200 stron miesięcznie, a innego firma, która regularnie wykonuje 5000 czy 10 000 wydruków. Przy małej liczbie dokumentów niewielka drukarka może być w zupełności wystarczająca. Problem zaczyna się wtedy, kiedy urządzenie pracuje znacznie intensywniej, niż przewidziano. Może wtedy częściej wymagać wymiany materiałów eksploatacyjnych, szybciej się zużywać, a przy większym obciążeniu pojawia się również problem z czasem oczekiwania na wydruki.

Przed zakupem warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• ile stron firma drukuje miesięcznie,
• ile osób korzysta z urządzenia,
• czy drukowanie odbywa się codziennie,
• czy potrzebne jest skanowanie i kopiowanie,
• czy potrzebny jest kolor,
• czy firma korzysta z formatu A3.

Nie zawsze najtańsza drukarka będzie najtańszym rozwiązaniem.

Czy droższa drukarka może być tańsza w użytkowaniu?

To jeden z najczęstszych błędów. Firma ma określony budżet i szuka urządzenia za konkretną kwotę. Wszystko wydaje się proste – znaleźć najtańszy model spełniający podstawowe wymagania. Tylko że zakup to dopiero początek kosztów. Przy porównywaniu urządzeń warto sprawdzić cenę urządzenia, koszt tonerów, ich wydajność, części eksploatacyjne, serwis oraz przewidywany okres użytkowania. Dopiero taki rachunek pokazuje, ile urządzenie będzie rzeczywiście kosztowało firmę.

Przykładowo drukarka za 600 zł może wyglądać atrakcyjnie w momencie zakupu. Jeżeli jednak przez kilka lat będzie generowała wysokie koszty materiałów eksploatacyjnych, może okazać się droższa od urządzenia kupionego za 1200 czy 1500 zł.

Dlatego przy wyborze drukarki dla firmy warto patrzeć trochę dalej niż na cenę na półce.

Jak obniżyć koszty drukowania dzięki tonerom o większej wydajności?

W wielu urządzeniach dostępne są tonery w różnych wariantach wydajności. Producent może oferować standardowy toner oraz wersję XL lub wysokowydajną. Jeżeli firma drukuje dużo, większy toner często pozwala zmniejszyć koszt jednej strony i ograniczyć częstotliwość wymiany materiałów. Nie oznacza to jednak, że toner XL zawsze będzie najlepszym wyborem. Jeżeli firma drukuje bardzo mało, zakup dużego tonera może nie przynieść istotnych korzyści. Dlatego najpierw trzeba określić miesięczny nakład, a następnie porównać cenę tonera z jego deklarowaną wydajnością. To prosty sposób na ograniczenie kosztów bez wymiany całego urządzenia.

Oryginalny toner czy zamiennik – co bardziej obniża koszty drukowania?

To temat, który bardzo często pojawia się przy rozmowach z naszymi klientami. Oryginalne materiały eksploatacyjne zapewniają zgodność z urządzeniem i są rozwiązaniem wybieranym przez wiele firm. Z drugiej strony dostępne są również zamienniki, które mogą znacząco obniżyć koszty drukowania.

Problem polega na tym, że nie każdy zamiennik jest taki sam.

Najtańszy produkt niekoniecznie będzie najlepszym wyborem. Jeżeli toner powoduje problemy z jakością wydruku, zabrudzenia, błędy urządzenia albo jego wcześniejsze zużycie, oszczędność może szybko zniknąć. Dlatego warto rozróżnić bardzo tanie zamienniki od produktów klasy premium pochodzących od sprawdzonych dostawców.

W MaxKolor oferujemy zarówno oryginalne materiały eksploatacyjne, jak i sprawdzone zamienniki premium. Przy wyborze warto brać pod uwagę nie tylko cenę tonera, ale również jego wydajność, jakość i rzeczywisty koszt wydruku.

Jak ograniczyć niepotrzebne drukowanie w firmie?

To najprostszy sposób na obniżenie kosztów, a jednocześnie często niedoceniany.

Jeżeli firma drukuje mniej, wydaje mniej na tonery, papier i eksploatację urządzeń. Nie chodzi o to, żeby przestać drukować potrzebne dokumenty. W wielu przypadkach można jednak ograniczyć liczbę niepotrzebnych wydruków.

Warto korzystać między innymi z:

• automatycznego druku dwustronnego,
• podglądu dokumentu przed wydrukiem,
• drukowania kilku stron na jednej kartce tam, gdzie ma to sens,
• elektronicznego obiegu dokumentów,
• przechowywania dokumentów cyfrowo,
• odpowiednich ustawień domyślnych drukarki.

Dobrym przykładem jest druk dwustronny. Jeżeli dokument ma 10 stron, można zużyć 10 kartek albo 5. Przy pojedynczym dokumencie różnica jest niewielka. Przy setkach dokumentów miesięcznie zaczyna być zauważalna.

Czy firma ma za dużo drukarek?

To sytuacja, którą można spotkać w wielu biurach. Jedna drukarka stoi w księgowości, druga u handlowców, trzecia w sekretariacie, a kolejna w pokoju kierownika. Każde urządzenie ma własny toner, własne materiały eksploatacyjne i może wymagać osobnego serwisu. Czasami takie rozwiązanie jest uzasadnione. Warto jednak raz na jakiś czas sprawdzić, czy nadal ma sens.

Może się okazać, że zamiast kilku małych drukarek lepiej wykorzystać jedno większe urządzenie wielofunkcyjne, które obsłuży kilka osób. Jedno urządzenie może wtedy drukować, kopiować i skanować, a przy odpowiednim modelu również obsługiwać format A3.

Nie zawsze będzie to najlepsze rozwiązanie, ale przy większych nakładach zdecydowanie warto je policzyć.

Kiedy kserokopiarka może obniżyć koszty drukowania?

Jeżeli firma zaczyna drukować kilka tysięcy stron miesięcznie, warto ponownie przeanalizować wykorzystywane urządzenia. Przy większym obciążeniu biznesowe urządzenie wielofunkcyjne lub kserokopiarka może okazać się bardziej odpowiednim rozwiązaniem niż kilka małych drukarek. Znaczenie ma nie tylko sama liczba stron.

Ważne jest również to, czy firma:

• regularnie skanuje dokumenty,
• często wykonuje kopie,
• potrzebuje A3,
• ma kilku lub kilkunastu użytkowników,
• drukuje duże partie dokumentów,
• potrzebuje szybkiego urządzenia,
• oczekuje sprawnego serwisu.

Przy regularnych nakładach rzędu kilku tysięcy stron miesięcznie warto policzyć kilka wariantów. Może się okazać, że bardziej opłaca się kupić większe urządzenie. W innym przypadku korzystniejszy będzie wynajem kserokopiarki. Nie należy zakładać z góry, że jedno rozwiązanie będzie najlepsze dla każdej firmy.

Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule „Wynajem czy zakup kserokopiarki? Co bardziej opłaca się firmie?”.

Jak serwis drukarek wpływa na koszty firmy?

Koszt drukowania to nie tylko papier i toner. Jeżeli urządzenie często się zacina, wymaga czyszczenia, pojawiają się błędy albo trzeba czekać na serwis, firma ponosi dodatkowy koszt – nawet jeśli nie widać go bezpośrednio na fakturze.

Pracownik, który przez 15 minut próbuje uruchomić drukarkę, również kosztuje firmę pieniądze. Jeżeli takich sytuacji jest kilkanaście w miesiącu i dotyczy to kilku pracowników, zaczyna się z tego robić realny koszt. Dlatego przy wyborze urządzenia warto sprawdzić również dostępność serwisu.

W MaxKolor zajmujemy się nie tylko sprzedażą urządzeń i materiałów eksploatacyjnych, ale również ich serwisem. Obsługujemy firmy na terenie Podkarpacia oraz w województwach sąsiednich, między innymi w Małopolsce, na Lubelszczyźnie i w województwie świętokrzyskim.

Z perspektywy serwisu często widzimy, że właściwie dobrane urządzenie potrafi działać przez lata bez większych problemów. Zdarza się również odwrotnie – niewłaściwie dobrana drukarka jest od początku przeciążona.

Dlatego dobór urządzenia ma znaczenie nie tylko w dniu zakupu.

Jak policzyć całkowity koszt drukowania w firmie?

Jeżeli naprawdę chcesz wiedzieć, jak obniżyć koszty drukowania w firmie, nie patrz tylko na cenę drukarki ani nawet na cenę pojedynczego tonera.

Policz cały koszt użytkowania.

Można uwzględnić:

• zakup urządzenia,
• tonery,
• papier,
• części eksploatacyjne,
• serwis,
• awarie,
• czas pracowników,
• przewidywany okres użytkowania.

W przypadku większych urządzeń warto również porównać zakup z wynajmem. To właśnie takie podejście pozwala ocenić całkowity koszt posiadania urządzenia, czyli TCO – Total Cost of Ownership.

Ile można zaoszczędzić na drukowaniu w firmie?

Nie ma jednej kwoty, którą można obiecać każdej firmie.

Jedno przedsiębiorstwo drukuje kilkaset stron miesięcznie i największą oszczędność uzyska dzięki właściwemu doborowi tonera. Inne drukuje kilkanaście tysięcy stron i największe znaczenie będzie miało przejście na wydajniejsze urządzenie lub zmianę sposobu jego finansowania. Dlatego pytanie, jak obniżyć koszty drukowania w firmie, nie powinno być pytaniem tylko o najtańszy toner. Czasami największą oszczędnością będzie zamiana kilku małych drukarek na jedno urządzenie wielofunkcyjne. Czasami wystarczy wybrać toner o większej wydajności. W innym przypadku dobry zamiennik premium może znacząco obniżyć koszt strony. A przy dużych nakładach warto policzyć zakup lub wynajem kserokopiarki.

Prosty przykład: firma drukuje 5000 stron miesięcznie. Jeżeli uda się zmniejszyć koszt jednej strony tylko o 2 grosze, oszczędność wyniesie:

5000 × 0,02 zł = 100 zł miesięcznie

czyli 1200 zł rocznie.

Przy 10 000 stron miesięcznie będzie to już 2400 zł rocznie.

A mówimy tylko o różnicy 2 groszy na jednej stronie.

Podsumowanie – jak naprawdę obniżyć koszty drukowania?

Największe oszczędności zwykle nie wynikają z jednego rozwiązania.

To połączenie kilku decyzji:

właściwe urządzenie + odpowiedni toner + kontrola liczby wydruków + prawidłowa eksploatacja + sprawny serwis.

Zanim kupisz kolejną drukarkę, warto więc odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

Ile naprawdę drukujemy?

Ile kosztuje nas jedna strona?

Ile urządzeń mamy w firmie?

Czy są odpowiednio dobrane do obciążenia?

Czy korzystamy z odpowiednich tonerów?

Ile kosztują nas awarie i przestoje?

Czy zakup nadal jest najlepszym rozwiązaniem, czy warto rozważyć wynajem?

Dopiero po takiej analizie można świadomie zdecydować, gdzie rzeczywiście można ograniczyć koszty.

W MaxKolor pomagamy firmom dobrać drukarki, urządzenia wielofunkcyjne i kserokopiarki, a także odpowiednie materiały eksploatacyjne i serwis. Jeżeli nie wiesz, czy w Twojej firmie bardziej opłaca się mała drukarka, większe urządzenie wielofunkcyjne czy kserokopiarka, warto najpierw policzyć koszty i dopiero później wybrać sprzęt.

Czasami najtańszym rozwiązaniem nie jest najtańsze urządzenie.

Najtańsze jest to, które przez cały okres użytkowania kosztuje firmę najmniej.